7 trucos para enviar emails de manera efectiva


7 trucos para enviar emails de manera efectiva - Gastón Krasny

En nuestra vida profesional, el manejo de la casilla de mails es algo esencial, siendo el recurso primario para la comunicación con nuestros clientes y colegas. Poder hacer un manejo efectivo de la misma, minimizando los errores y el tiempo para efectuar cada acción, es algo clave para aprovechar mejor nuestro tiempo laboral o tener unos minutos extra para nuestra vida personal

¿Todavía no usas Gmail? Probablemente la información que sigue no te resulte útil, por lo tanto es momento que comiences a hacerlo. Te comparto unas herramientas gratuitas que tenes que comenzar a utilizar para dominar tu cuenta de emails.

1. No olvides destinatarios

Si bien desalentamos las cadenas con muchas personas en copia, si solés enviar emails al mismo conjunto de personas, esta opción evitará que te olvides de alguien y problemas en tus relaciones laborales. Simplemente cuando escribas a quien está dirigido un email, presta atención que unos renglones más abajo Gmail te recomendará a quien deberías agregar a la cadena. Esta opción viene activada por default, comenzá a utilizarla. (“Don’t forget Bob”)

2. No confundas destinatarios

¿Tenés muchos contactos con el mismo nombre o email parecido? En caso que indiques que el email está dirigido a alguien que no solés enviarle emails y un contacto más frecuente cuente con una casilla parecida, Gmail te preguntará si no quisiste dirigirle el email a otra persona. Esto también viene por default hace unos años y aparece en el mismo lugar que el item anterior. (“Did you mean Bob”)

3. Calendarizá envios y hace seguimiento

¿Querés programar el envio de un email para un determinado momento en el futuro? ¿Necesitás hacer seguimiento de un email, recordandolo en unos días o pidiendo respuesta si la misma no llegó? Followup.cc es la solución. Simplemente BCC algundia@followup.cc y el email aparecerá ese día nuevamente en tu casilla. O configurá que día específico queres que se envíe el email. 

4. Usá Shortcuts

Manejar tu casilla con el teclado y sus shortcuts te hará ahorrar mucho tiempo. En serio, mucho. Deja de usar el mouse para navegar entre emails, responder, expandir la conversación. Activalo en Settings -> Keyboard Shortcuts. ¿Queres aprender rápido? Instalate la extensión del chrome KeyRocket, te avisará cada vez que realizas una acción en la que podrías haber usado un shortcut. 

5. Escribí más rápido cada email

Cada email nos lleva una buena cantidad de segundos. Generate shortcuts para tus frases mas comunes utilizando TextExpander o PhraseExpress y escribí “grax” para generar un “gracias”, “xq” para un “porque” o el atajo que se te ocurra.

6. Cancelá envíos antes de arrepentirte 

¿Tocaste enviar y te arrepentiste? Activá la opcion (Settings -> Undo Send) para demorar los envios por 10, 30 o 60 segundos luego de enviarlos y cancelalos en caso que te arrepientas. Nadie se ofenderá por recibir tu respuesta unos segundos más tarde, y te permitirá volver atrás el tiempo. 

7. No te disculpes tanto

Just Not Sorry” Esta herramienta en particular sirve unicamente si enviás emails en ingles. Es un autocorrector de frases pasivas o defensivas. No te disculpes tanto en los emails, simplemente transmití el mensaje que necesitas. 

Gastón Krasny

Gastón es el CTO y cofundador de SeSocio.com. Previamente, fue manager de diversas áreas en las más importantes .com tecnológicas del país y es especialista en temas de Machine Learning, Big Data y Data Science.

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