Teletrabajo: Aprendiendo de quienes lo practican


Teletrabajo: Aprendiendo de quienes lo practican - Mauricio Cohen Salama

Debido a la emergencia sanitaria declarada en todo el mundo como consecuencia de la propagación del Covid-19, muchísimas organizaciones han enviado a sus empleados a casa y tratan en estos momentos de mantenerlos activos a través de esquemas más o menos improvisados de teletrabajo. En algunos países, como la Argentina y Colombia, la medida es obligatoria en estos días; en otros, depende del buen criterio de los directivos, que en general están respondiendo a tono con la gravedad de la crisis. Dadas las circunstancias, la iniciativa intenta al mismo tiempo proteger a las personas y adaptar el funcionamiento al cambio inesperado de contexto que estamos viviendo.

Está claro, por otra parte, que no todas las actividades pueden dar este paso y que aquellas que sí están en condiciones de intentarlo no lo harán de la misma manera. Sin embargo, más allá de las características particulares de cada sector, hay una problemática común al trabajo a distancia que vamos a abordar en este artículo. Nos proponemos, entonces, dar algunas recomendaciones útiles tanto para las personas que se encuentran de repente en su casa y no están habituadas a realizar su labor desde allí como para las o los encargados de dirigir los equipos. Para ello, tendremos especialmente en cuenta la experiencia de quienes ya conocen esta modalidad de producción y la practican desde hace tiempo.

Espacio y tiempo definidos

Una de las desventajas más comentadas entre quienes trabajan desde casa es la tendencia a la dispersión que se verifica en ese entorno. Por lo general, no es realista sobrestimar nuestra capacidad de concentración, pues las distracciones, ya sea que provengan de ocurrencias propias o de familiares o amigos, suelen ser muy difíciles de ignorar. Teniendo en cuenta esto, una condición necesaria para generar un ambiente que facilite la producción desde casa es crear un espacio personal destinado al trabajo en un lugar separado del resto de las actividades hogareñas. Establecer ese espacio, que en seguida irá tomando características propias de la tarea a realizar, fija un límite psicológico para quien vive sola o solo, y uno psicológico y físico cuando hay otras personas que comparten la vivienda.

El complemento del espacio separado es un horario que permita la interacción con otras personas por temas laborales. Si bien no es indispensable cumplir con una rutina de equis horas conectado, tal como si uno estuviera en una oficina, resulta beneficioso definir horarios de reuniones y de contactos, tanto individuales como grupales. De este modo, se mantiene la dinámica de equipo y de producción con intercambios que habilitan acuerdos periódicos entre todas las partes interesadas.

Al concluir la tarea diaria en los lugares de trabajo, estamos acostumbrados a desconectarnos mentalmente de esa problemática durante el viaje de vuelta a casa, que funciona como una transición entre la vida laboral y la hogareña. En el caso del trabajo a distancia, es muy útil hacer algo que cumpla esa función, que puede ser escuchar algo de música, navegar un rato por redes sociales o distraerse con un juego online. De lo contrario, podemos abrumar a las personas que viven con nosotros con los detalles de una conversación interna que les interesa poco y nada.

 

Interacción informal

Establecidos el lugar y los momentos de encuentro virtual, llamadas telefónicas incluidas, conviene tener en cuenta que mucha de la información que tenemos en el trabajo presencial se pierde en el contacto a distancia. Por ejemplo, cuando sabemos que una compañera o un compañero de trabajo está pasando por un momento difícil a nivel personal, solemos ser comprensivos si lo vemos retraído o preocupado. En cambio, si no tenemos esa información, podemos malinterpretar su actitud, relacionarla con algún aspecto del trabajo y actuar equivocadamente en consecuencia.

Para evitar esto y también para construir vínculos de confianza entre los integrantes del equipo, conviene iniciar las interacciones con algún tipo de intercambio informal que permita conocer la circunstancia personal que atraviesa cada uno. Así vamos a evitar los malos entendidos y a estar en mejores condiciones de gestionar las relaciones y las emociones. Lo personal, que en la oficina trasciende sin que lo notemos, tiene que tener aquí un espacio para que se haga explícito y nos permita reaccionar de manera adecuada. 

Otra interacción informal interesante y necesaria es la de crear una instancia, que puede ser semanal o quincenal, para el feedback sobre la marcha general del trabajo y la proposición de “ideas tontas”, esto es, ocurrencias que nos vienen a la mente y consideramos poco interesantes. Suele pasar que alguna de estas ideas, que debido a la distancia no hemos tenido oportunidad de poner a prueba con nadie, puede finalmente descubrirse como útil. Este intercambio, que en el trabajo presencial a menudo fluye sin que lo advirtamos, necesita en el teletrabajo un tratamiento particular.

Niveles de comunicación

La necesidad de preparar las interacciones informales nos permite comprobar que en el trabajo a distancia la comunicación nunca es casual o espontánea, pues requiere de una evaluación y una decisión consciente previas. En base a esta observación, es pertinente establecer jerarquías claras para el uso de los recursos. Así, podemos definir el e-mail como el medio adecuado para comunicaciones elaboradas o envío de resultados; la videoconferencia o la llamada telefónica para el intercambio planificado; y el mensaje de texto para consultas o comentarios. En este último caso, es preferible una plataforma profesional como Slack o alguna similar, que tiene funcionalidades tales como buscador y salas de chat.

Cabe destacar que aunque el e-mail, el teléfono y los mensajes funcionen muy bien, no es aconsejable prescindir de la comunicación cara a cara. Esta interacción tiene sobre las otras la ventaja de que sirve para sentirse más seguro acerca de la actitud de nuestro interlocutor, para percibir la profundidaad de un acuerdo y para obtener un reaseguro emocional acerca de las decisiones que se van tomando.

Por último, tres recomendaciones para quienes dirigen estos equipos:

- La comunicación y la delegación ganan en eficacia y eficiencia cuando se respetan, dentro de lo posible, las preferencias de interacción de cada integrante del equipo. Hay personas que se sienten más a gusto en los encuentros grupales y otras que favorecen el trato personal.

- Para muchos jefes o jefas coordinar el trabajo remoto implica un cambio de mentalidad. A veces cuesta pasar de una interacción basada en la supervisión directa y el control a otra cuyos pilares fundamentales son los acuerdos, la delegación y la confianza.

- El trabajador remoto, por más que haga las cosas muy bien, suele sentirse aislado, con un sentimiento de pertenencia que tiende a debilitarse. Es necesario contrarrestar esta propensión mediante el suministro constante de información completa y una buena disposición hacia el soporte emocional.

 

Referencias

Christine Trodella, "4 ways to manage remote workers when you don't know how long they'll be working from home", Fast Company, 16/03/2020, disponible en https://www.fastcompany.com/90477145/4-ways-to-manage-remote-workers-when-you-dont-know-how-long-theyll-be-working-from-home (consulta 23/03/2020).

Doug Aamoth, "I've worked from home for almost 20 years. These 6 tips make it awsome", Fast Company, 17/03/2020, disponible en https://www.fastcompany.com/90477552/ive-worked-from-home-for-almost-20-years-these-6-tips-make-it-awesome (consulta 23/03/2020).

Barbara Z. Larson, Susan R. Vroman y Erin E. Makarius, “A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers”, Harvard Business Review, 18/03/2020, disponible en https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers (consulta 23/03/2020).

Mauricio Cohen Salama

Mauricio es Coach Ejecutivo y consultor en Desarrollo Organizacional. Publica regularmente en el blog mauriciocohensalama.com. Es autor del libro Ser jefe/a en el siglo XXI: Conocimientos clave para tomar decisiones y mejorar el desempeño de tu equipo de trabajo, que se puede descargar gratis desde este link.

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