Uno de los grandes aprendizajes de vivir en un mundo post pandemia es la aceptación universal del trabajo remoto.
Las mejores empresas apuestan por invertir lo necesario para que sus equipos funcionen correctamente y puedan cumplir de la misma manera -si no mejor- que cuando asistían presencialmente. Los empleados también saben esto, donde un 87% de trabajadores está dispuesto a aceptar posiciones remotas si tienen la posibilidad y buenas condiciones.
Por ello, tener un soporte tecnológico de altura es vital para hacer todo esto una realidad y no es solo responsabilidad del departamento de IT. Como departamento de RRHH, es tu responsabilidad asegurarte que los empleados cuenten con las mejores herramientas. Después de todo, sabes bien que gran parte de la retención de los mismos depende de su comodidad.
Hoy, vamos a detallar cómo la tecnología incide directamente en resultados, desempeño y satisfacción para tus equipos. Además, cuáles son los infaltables para que todo marche en completa armonía. ¡Empecemos!
El mayor apoyo que puedas dar a tus equipos remotos es automatizar todos los procesos administrativos que restan tiempo y esfuerzo.
La base del trabajo a distancia es contar con programas de gestión para empresas que puedan simplificar todas las tareas de una empresa y el departamento de recursos humanos es el que más beneficios obtiene, librándose de retrasos y acumulamiento innecesario de trabajo.
Con este soporte tecnológico puedes:
Automatizar nóminas: procurar que tus empleados remotos reciban sus salarios, bonificaciones, pago de vacaciones y todo lo que necesiten en tiempo real.
Regular las obligaciones tributarias de cada cargo frente a los organismos necesarios: esto sirve de gran ayuda especialmente para trabajadores de otros países y así regularizar su permanencia.
Gestionar de forma digital toda la documentación por archivo de empleados: si alguno te envía un mail pidiendo algo puntual, es posible responder rápidamente y tener todo al día.
Comunicar efectivamente y a tiempo: estos sistemas tienen chats internos con los que se pueden ahorrar traslados innecesarios y resolver problemas con una comunicación clara y directa.
El trabajo a distancia solo se vuelve simple en la medida que te liberes de las tareas más pesadas. Los equipos deben enfocarse en su tarea y en cumplir indicadores y tu departamento de RRHH en facilitar lo necesario para que esto ocurra.
Muchos equipos deben aún mantener una modalidad híbrida de trabajo, teniendo que asistir a reuniones, lanzamientos de campaña y todo lo que no podría hacerse por una reunión de Zoom.
Por ello debes prepararte para facilitar a tus empleados la posibilidad de trasladarse sin afectar la agenda del día y contar con una propuesta tecnológica que maneje la logística.
Una solución de viajes corporativos como TravelPerk ayuda a seguir tus directrices empresariales, a maximizar las millas aéreas y a encontrar ahorros de costos siempre que se requieran viajes en los equipos.
Si te diste cuenta que el trabajo a distancia reduce costos operativos, puedes seguir la misma línea planificando sesiones presenciales. De esta forma podrás:
Facilitar la vida de tus equipos
Mejorar los tiempos operativos
Ahorrar tiempo de traslados
Simplificar la gestión de los informes de gastos
Las ventajas de los sistemas de gestión de viajes son enormes y se extienden a todas las secciones de tu infraestructura operativa. Puedes así mejorar drásticamente la eficiencia interna y ofrecer un ahorro de dinero importante.
La tecnología impacta el trabajo a distancia aún antes de empezar en un cargo. Así que pongámonos en el lugar del trabajador remoto que quieres tener en tu equipo.
Supongamos que eres un profesional que quiere trabajar a nivel internacional. Quieres utilizar una plataforma que muestre todos los detalles sobre las empresas más prestigiosas y que no tenga restricciones de ubicación. ¿Qué canal utilizarías? ¡Exactamente!
Muchos departamentos de RRHH cometen el error común de publicar en bolsas de trabajo que no son adecuadas cuando en realidad están buscando trabajadores remotos con experiencia.
En otras palabras, aunque publiques en los portales de empleo tradicionales, eso no significa que vayas a encontrar allí a las personas que realmente buscas.
Entre los canales más comunes y eficaces para incorporar a un buen empleado es a través de las redes sociales de su empresa, desde su sitio web hasta su perfil de LinkedIn. Muchos candidatos se sienten tentados a trabajar en una determinada empresa porque se trata de una gran cultura de trabajo que se difunde a través de estos canales. No solo es captar, sino retener y fidelizar a los empleados adecuados.
Es vital que estés a la altura y puedas mostrar a tus posibles futuros empleados remotos el ambiente en el que se verán inmersos si son seleccionados. No se trata de perder a un buen candidato solo porque las redes sociales no estén al día, y de esta manera se pueden mantener los valores de la empresa en términos de marca.
Otro aspecto vital es la conectividad. Si bien el respeto a la vida privada y tiempo libre de tus equipos es el pilar del mantenimiento del trabajo remoto, es necesario que les permitas conectarse desde cualquier lugar de ser necesario.
Tus herramientas también deben ser aptas para móviles. Los miembros de tu equipo pasan mucho tiempo en sus smartphones y muchas herramientas empresariales como Trello, Asana, Slack o Google Drive tienen versiones para todo tipo de teléfonos celulares.
La optimización móvil permite a tus empleados acceder a las herramientas empresariales en sus teléfonos y así ver las notificaciones al instante, responder a los mensajes de negocios más rápido y obtener actualizaciones más regulares sobre el progreso de un proyecto.
Cuando se integran más dispositivos en los flujos de trabajo de los empleados, estos pueden completar las tareas de forma más eficiente y rápida. Es el sueño, ¿no es así?
Por ejemplo, tus empleados pueden editar un documento en Google Docs y responder a los mensajes de negocios a través de Slack en sus teléfonos en lugar de quedarse frente a la laptop a lo largo del día.
De nuevo, dado que los smartphones son probablemente los objetos más personales de los miembros de tu equipo, debes evitar enviarles correos electrónicos los fines de semana a horas fuera de lugar.
La optimización móvil es necesaria como recurso para sumar, nunca para restar.
Los agentes de RRHH suelen ser quienes cargan con lo pesado de atender a equipos en remoto, especialmente para estimular motivación y que puedan sentirse bien haciendo home-office. Aunque se cuente con todo el equipamiento tecnológico, nunca debes perder de vista apoyar el aspecto humano de tu organización.
Si ya hiciste un gran esfuerzo para mantener una plantilla de empleados estable, contribuirá en gran medida el seguimiento que se realice. Esto siempre empieza desde RRHH; así que puedes:
Mantener un contacto constante
Enviar a su casa algunos productos de tu marca para que se sientan incluidos: una tarjeta, un póster, un correo electrónico adicional
Asegurarse de que los líderes de equipo se comuniquen con los empleados eficazmente
Imagina la diferencia para tus empleados que se sientan contenidos y apoyados tal como si estuvieran trabajando presencialmente. Es imprescindible tener todas las herramientas de comunicación, planificación y logística, pero acompañalas de calidez humana. Esto es lo que hace la diferencia en desempeño al final del día.
Tener una plantilla de equipos remotos es siempre positivo para las empresas en expansión. Mucho más si tienes a tu favor los recursos tecnológicos para sostener las tareas en el tiempo y, mucho más importante, los recursos humanos para asegurarse que todo fluya acorde.
Para asegurar el éxito de tus gestiones en el tiempo, no te olvides de:
Sacar provecho de un programa de gestión de viajes: la presencialidad es inevitable, pero puedes mantener costos bajos de inversión aún teniendo reuniones periódicas con tu equipo y asegurándote de que todos estén en tiempo y forma.
Gestionar todos los procesos administrativos de la empresa con un software automatizado: podrás responder eficientemente a todos los imprevistos que se presenten.
Dar valor al auge de las redes sociales empresariales para procesos de onboarding y para estimular la retención de los empleados que ya tengas en tu plantilla.
Usar las aplicaciones móviles necesarias para que tus equipos no estén anclados permanentemente a sus laptops.
Optimizar e impulsar a RRHH y que sea un pilar de valor para todos los empleados.
Podemos decir que el impacto de la tecnología en los equipos remotos no solo es positivo, sino que determina el éxito general de la empresa a largo plazo. Sigue todos nuestros pasos y despega para mejorar tus procesos internos.
Bio del autor:
Guillermo es un redactor de contenidos SEO, venezolano y vive entre Uruguay y Argentina. Actualmente crea contenido SEO de alto rendimiento para marcas B2B SaaS con Skale y sus artículos han llegado a más de dos millones de personas en toda América. Es un firme creyente del amor, el dulce de leche y Kelly Clarkson.
