¿Cómo transformar las reuniones aburridas e improductivas en efectivas?


¿Cómo transformar las reuniones aburridas e improductivas en efectivas? - Gastón Krasny

¿Cuántas veces te tocó participar de reuniones que se extendieron más de lo necesario, se fueron por las ramas o no lograron los objetivos? ¿Cuántas veces te encontraste aburrido en las reuniones comentando fotos en Facebook, o leyendo emails para adelantar trabajo?

Muchas reuniones aburren. Pero siguiendo estos tips, vas a lograr que tus reuniones sean realmente productivas, mejorar tus relaciones laborales y afianzar la construcción de tu liderazgo

1.¿Es necesaria la reunión? 

La mayoría de las reuniones que se hacen no son realmente necesarias. Podrían resolverse fácilmente con un email o un llamado de 5 minutos. Hace únicamente las reuniones que sean necesarias.

2. Tené en claro el propósito. 

Todas las reuniones tienen que tener un objetivo o propósito definido, cómo decidir los próximos pasos sobre algún tema o tomar una acción concreta. Si aún no pudiste definirlo, la reunión no tiene razón de ser.

3. Agendá solamente el tiempo necesario. 

Las reuniones suelen agendarse para desarrollarse en 30 minutos o 1 hora. Sin embargo, la mayoría de las reuniones pueden resolverse en 15 o 20 minutos. Reserva únicamente el tiempo que sea necesario para la misma.

4. Menos es más. Invitá la menor gente posible.

Estamos acostumbrados a sumar gente relacionada a los temas que trata la reunión solo para que esté de oyente o en tema. Es realmente necesario que esa persona esté en la reunión? Limitate únicamente a invitar a la gente imprescindible para que la misma se desarrolle. Cada persona invitada tiene que tener un objetivo claro para estar presente. A más personas participen, más posibilidades de perder el propósito inicial, no cumplir la agenda, irse por las ramas y generar el descontento entre los invitados. 

5. Empezá en horario. 

Si agendaste un horario, es para respetarlo. No esperes al que llega tarde. Hay que acostumbrarse a cumplir con la agenda y respetar a las personas que sí están cumpliendo con el horario preacordado. Si tomás como hábito empezar las reuniones tarde, la audiencia se acostumbrará a llegar tarde y el círculo vicioso irá empeorando. En cambio si alguien se perdió algo importante por llegar tarde, la próxima vez respetará el horario.

6. Presentá la agenda de la reunión. 

Luego de dedicar unos instantes a romper el hielo entre los presentes, recordá el objetivo por el que se desarrolla la reunión, y lo que se espera obtener al final de la misma

7. Evitá distracciones. 

No revises el celular, emails o WhatsApp durante la reunión. Con que solo una persona lo haga, el resto va a empezar a hacerlo. A veces hasta es recomendable si no se puede cumplir esto, dejar los celulares en una caja al iniciar la reunión. Por eso es importante que las reuniones duren el mínimo tiempo necesario. Si uno sabe que en 20 minutos vuelve a su lugar de trabajo, se va a distraer menos que sabiendo que le espera una larga y aburrida reunión por delante.

8. ¿Vale la pena sentarse? 

Tenemos la costumbre de sentarnos para las reuniones. ¿Es esto necesario? Si las reuniones no van a extenderse demasiado, es una buena práctica que los participantes se mantengan de pie. Van a mantener mejor el foco en cumplir los objetivos, y van a distraerse mucho menos que si se encuentran sentados.

9. Evitá irte por las ramas. 

¿La reunión se está yendo por temas secundarios o que no entraban dentro del objetivo original? Retomá el rumbo recordando que tienen una agenda limitada, con un objetivo claro, y que hablarán de eso si sobra tiempo al final, o pueden reservar tiempo para otra reunión en un futuro para este nuevo tema emergente.

10. Terminá a tiempo. 

Es tan importante empezar a tiempo, como terminar dentro de lo planeado y evitar que la agenda de los involucrados se atrase por no respetar los tiempos. Si lo que quedó sin resolver amerita otra reunión, reserva un nuevo espacio para realizarla. Sino, designá un encargado para seguir adelante el tema,

11 Enviá una minuta. 

Durante la reunión, algún participante debe llevar nota de las decisiones que se tomen, y es importante enviarlo luego de la reunión para que quede en claro las decisiones que se tomaron, quién va a hacer qué y cuándo.


Gastón Krasny

Gastón es el CTO y cofundador de SeSocio.com. Previamente, fue manager de diversas áreas en las más importantes .com tecnológicas del país y es especialista en temas de Machine Learning, Big Data y Data Science.

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