¿Cómo conseguir un espacio de trabajo Minimalista?


¿Cómo conseguir un espacio de trabajo Minimalista? - Mariana Nunes

Hoy es muy común escuchar sobre la idea de aplicar los principios del minimalismo a todos los aspectos de la vida. El minimalismo es una corriente artística, inicialmente arquitectónica y decorativa que plantea el uso de elementos básicos y sencillos, para lograr así la belleza que aporta la simplicidad, por tanto su extrapolación a otros ámbitos suponen la reducción constante a lo esencialmente necesario, con la idea de que a menor cantidad de elementos mayor simplicidad y felicidad podremos experimentar. Tomando este sencillo principio como punto de partida podemos ordenar y organizar cualquier espacio, incluso metodologías de producción eficiente como lean o 5S´s entre otras apuntan al orden y ahorro de tiempo, espacio y otros recursos.

Independientemente del tipo de trabajo que realizas y las diferencias que pueda tener el lugar en el que lo desempeñas respecto de una oficina tradicional, estos son los consejos que pueden ayudarte a convertirlo en un sitio limpio y organizado que agilice tus tiempos, te permita aumentar tu productividad y te de una agradable sensación de tranquilidad y felicidad.

De todo lo que tienes, ¿qué realmente necesitas?

Uno de los enemigos del orden es sin duda la acumulación. Esta comprobado que la acumulación puede llegar a ser en algunos casos compulsiva y que está asociada a las carencias afectivas y emocionales del acumulador. Pero todos tenemos la tendencia natural  a guardar objetos que no utilizamos con la excusa de tenerlos en algún momento futuro en el que sí podamos necesitarlos. Lo más probable es que la mayoría de estos artículos esperen eternamente el momento de ser útiles y su única función cierta en la vida sea la de juntar polvo y ocupar un espacio que podría estar libre. ¿Para qué te sirven esas carpetas de acetato transparente que no se usan desde 1995? ¿Tienes aún disquetes en algún cajón? ¿Qué es un disquete?  Olvídate de ese día en el que vayas a necesitarlo, si no lo usas en tu día a día, o al menos una vez al año, NO lo necesitas, deshazte de él.    

A guardar cada cosa en su lugar… y ¿cuál es su lugar?

¿Lograste botar todo lo que no necesitabas? Seguro ahora tienes menos de la mitad de las cosas y el doble de espacio. Pero para no volver a llenarte de inservibles debes recordar lo que tienes y donde lo tienes, así que clasifica, dale a cada categoría un lugar específico, coloca una bandeja donde esté exclusivamente lo que tengas por resolver. Un nuevo pedido, una factura por cargar en el sistema, cualquier cosa que requiera tu atención prioritaria. Ten una pizarra y apunta ahí, donde puedas verlo, la planificación del día. Esto te permitirá no perder tiempo al momento de buscar lo que necesitas y mantener todo organizado, luego de tu jornada será fácil volver todo a su sitio y dejarlo limpio y ordenado. Al día siguiente, cuando mires tu mesa de trabajo sentirás una agradable sensación.

Y… ¿qué pasa con la parte virtual de la oficina?  

¿Cuántos archivos están almacenados en tu computadora? Y de todos ellos ¿cuántos no abres desde hace años? El orden no solo se refiere al espacio físico. Hoy gran parte de nuestro trabajo y de nuestro lugar de trabajo está en el mundo virtual. Si tienes el escritorio de la computadora lleno de archivos, con nombres al azar y sin ningún orden, lo más probable es que utilices mucho tiempo buscando cosas o incluso que pierdas algunos de ellos. El escritorio no debe tener archivos sueltos, solo debe tener gadgets, programas o en todo caso carpetas nombradas coherentemente respecto a lo que en ellas se guarda. Lo mismo ocurre con el correo electrónico, cada tema en una carpeta debidamente identificada. Ahorrarás muchísimo tiempo y estrés si todo está a un clic de distancia y si todo esta resguardado, haz uso de la nube, libera espacio.

Repite, repite, repite…

Lo lograste, muy bien, ahora repítelo cada cierto tiempo, por ejemplo una vez por mes. Es increíble la cantidad de cosas que podemos acumular, los papeles se reproducen a una velocidad impresionante. Por eso integra la rutina del orden a tus quehaceres normales, institucionaliza la idea de hacer de vez en cuando una revisión de lo que has guardado y de evaluar si merece ocupar ese espacio o puedes perfectamente rescindir de él. Llegará un momento en el que sea un hábito y naturalmente evites guardar cosas que no necesites realmente.  

Recuerda que el fin último es buscar lo que nos haga felices.

No pierdas de vista lo importante. El objetivo no es tener un escritorio que parezca vacío, por más eficiente que este pueda ser, sino sentir felicidad y bienestar mientras realizamos nuestras tareas diarias. Anímate y personaliza de manera sencilla tu mesa de trabajo, tu pizarra o tu tacho de los bolígrafos. Incluye plantas en la decoración, fotografías de tus seres queridos, alguna frase inspiradora o algún otro elemento que te genere alegría y que te identifique. Recuerda que es tu espacio y que debe tener tu impronta y esencia. Y recuerda que la disposición e intención con la que hacemos las cosas es lo que nos hace realmente productivos.

Mariana Nunes

Mariana es Lic.en Relaciones Industriales y Master en Administración de Negocios con amplia experiencia en consultoría de Planificación Estratégica en las áreas de RRHH, Marketing y Finanzas. Coach ontológico profesional. Contacto mariananunes.coach@gmail.com

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