Ladrones del tiempo

Todos sabemos que el tiempo es irrecuperable e irreemplazable: gestionar ese tiempo es gestionar nuestra vida. Alguna vez te preguntaste ¿por qué algunas personas parecen tener mucho más tiempo que otras, siendo el tiempo el mismo para todos?

Probablemente porque saben identificar y reducir los llamados “ladrones de tiempo”; no es que tengan más tiempo, sino que lo aprovechan mejor.

Se calcula que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50% y hasta un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo. 

Los ladrones del tiempo son la principal causa de que no cumplamos con nuestros objetivos profesionales, personales, familiares y sociales. Es más, darles el lugar a que cumplan su función de “ladrones del tiempo” significa postergar o no alcanzar nuestros deseos y aspiraciones.

¿Cuáles son esos ladrones de tiempo?

Cada uno de nosotros debe identificar los suyos, aunque algunos de ellos son comunes para todos:

1. Los ladrones de tiempo externos

• Llamadas de teléfono: las inesperadas o demasiado largas. Cuando esa llamada nos interrumpe en medio de alguna actividad importante es aconsejable evitarla. Podemos desconectar el teléfono y/o no contestar.
• Reuniones: Si asistimos a una reunión sin haber hecho el trabajo previo, estamos perdiendo el tiempo y se lo hacemos perder a los demás.
• Email: Para evitar desconcentrarnos, es aconsejable desactivar el aviso de mensajes nuevos, y concretar horas dedicadas a repasar los mails (se recomienda no hacerlo más de 3 veces al día).

2. Los ladrones de tiempo internos

• Falta de planificación de la jornada: es importante elaborar una agenda al principio de cada día y repasarla al final del mismo.
• Objetivos confusos: debemos identificar las tareas que aportan más valor a nuestro trabajo y priorizarlas.
• Hábitos multi-tarea: saltar de un tema a otro no sólo resta energía sino también eficacia. No comencemos una tarea si no hemos acabado la anterior.
• Otros: el perfeccionismo y el detalle excesivo, la falta de orden, clasificación y comprensión de la información, la dificultad para decir que no y para tomar una decisión, la fatiga y el estrés.

¿Cómo enfrentar a los ladrones del tiempo?

1. Planear el día 

Crear un plan de acción antes de empezar aumenta las posibilidades de éxito. Te permite ver los peligros antes de empezar.

2.  Comunicar claramente 

Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. También uno debe escuchar con atención y preguntar si algo no queda claro.

3. Fragmentar el tiempo

Supone un gran ahorro, pero hay que ser rigurosos al respecto.

4. Aprender a delegar 

Es importante tener en cuenta que son las tareas las que se delegan y no las responsabilidades (en este caso, se trataría de una abdicación).

5. Ser ordenado 

Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar, nos evitaremos perder horas buscando un documento en el ordenador o un papel por la mesa.

6. Gestionar las reuniones

No convocar a una reunión innecesaria, acudir a una reunión si es verdaderamente necesario, establecer hora de inicio y de término para evitar que se alargue, etc. Y respetarlo!

7. Gestionar las emociones

Aprender a gestionar las emociones, preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Nos quitan tiempo, energía y no generan valor.