¿Como delegar y no fallar en el intento?


¿Como delegar y no fallar en el intento? - Brenda Gendin

Hace pocos días publiqué un artículo sobre la importancia de delegar y por qué nos cuesta.

Ahora que ya conoces los beneficios de comenzar a delegar, te comparto una guía paso a paso sobre los factores claves para que la delegación sea exitosa.

1. Conocer el resultado esperado

Muchas veces la delegación de tareas fracasa porque damos por sentado cosas obvias para nosotros que hace tiempo venimos haciendo esa tarea o tratando con ese cliente, pero para alguien nuevo no lo es. Asegúrate de hacer explícitos todos estos aspectos, quién es responsable de hacer qué y cuándo; además de cuáles son los parámetros para saber si el trabajo estuvo o no bien hecho. Conocer estos aspectos le servirá mucho a la persona que toma esta responsabilidad para conocer su alcance, limitaciones y expectativas.

2. Entender las consecuencias de no cumplir

A menudo subestimamos una tarea porque desconocemos el impacto que tiene no entregarla a tiempo o con errores. Conocer estos aspectos, cuál es la fecha límite de entrega o a quien notificar en caso de dudas o de imposibilidad de cumplir en el tiempo pactado, le dará más confianza y seguridad ante cualquier eventualidad que surja.

3. Dedicarle tiempo a la capacitación

Los tiempos de aprendizaje son diferentes en cada persona. Para que la delegación sea exitosa, es importante que la persona pueda conocer y tenga espacio para preguntar; así como para cometer errores. De ser posible, que primero practique la tarea y ésta sea revisada y corregida por el experto. Darle feedback de manera respetuosa, en tiempo y forma, permitirá que vaya corrigiendo y aprendiendo sobre la marcha sin la necesidad de exponerse directamente mientras se capacita. También lo ayudará a bajar la presión y a estar más relajado, especialmente si es una tarea sensible y/o de alto impacto. Algunos ejemplos que pueden ayudar a entrenarse son los escenarios simulados en caso de contacto con personas o practicar con casos/reportes viejos en caso de tratarse de una tarea administrativa.

4. Delegar la tarea completa

Si está en tus posibilidades y tomaste la decisión de delegar, delegá la mayor parte del proceso que puedas.  Busca delegar responsabilidades más que tareas. En este caso, si lo que está en cuestión es la confección de un reporte, procura además delegar el análisis y la presentación ante quien corresponda; de esta manera, la persona se sentirá más motivada y le ayudará a entender mejor el proceso completo y a todas las personas involucradas. Empieza por lo más simple y aumenta la complejidad a medida que veas que responde adecuadamente. Asegúrate que la persona disponga de todos los recursos necesarios que necesitará para asumir esa responsabilidad y quédate disponible para consultas o dudas a medida progrese.   

5. Elegir la persona adecuada

Al momento de delegar, es importante que pienses a quien delegarle. Ten en cuenta quien está buscando asumir mayores desafíos, y a la vez las fortalezas o talentos de esa persona. Ayúdale a ver como sus objetivos de crecimiento, aprendizaje están relacionados con la asunción de esa nueva responsabilidad.

6. Seguimiento y recompensa

Delegar es un proceso. Realiza el seguimiento necesario para que la persona vaya ganando autonomía e independencia a medida que va realizando así como para ir viendo excepciones o nuevos casos que vayan surgiendo en el día a día. Una vez asumida la responsabilidad y cuando empieces a ver el progreso, no te olvides de reconocer – y de ser posible, premiar- a la persona por los avances que ha hecho. Celebrar los logros es una muy buena forma de mantener motivado a tu equipo y de fomentar la mejora continua. 

Brenda Gendin

Brenda es la CEO y fundadora de mibucle.com. Con  amplia experiencia en RRHH y Coaching en diversas Multinacionales, creó este portal con el objetivo de ayudar a las personas en el desarrollo de su carrera profesional.

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